مقدمه
در این مستند قصد داریم امکاناتی که در کنسول همروش برای مسائل مالی وجود دارد را بررسی کنیم. ابتدا در مورد اعتبار و صفحهی مالی توضیحاتی کلی ارائه میشود. بعد در مورد فاکتور رسمی و اضافه کردن حسابدار صحبت میکنیم. در نهایت به شیوههای پرداخت و نکات هر کدام خواهیم پرداخت.
بخشهای صفحهی مالی
در صفحهی ابتدایی کنسول دارکوب و در قسمت بالای آن میتوانید اعتبار فعلی سازمان را ببینید.
در این عدد هزینهی ماه فعلی هم لحاظ شده و مصرف شما تا این لحظه از آن کم شده است. با کلیک روی این قسمت به صفحهی مالی منتقل میشوید.
در اینجا تعدادی تب دیده میشود که هر کدام کاربرد خاصی دارد. این تبها به ترتیب پیشفاکتور ماه فعلی، صورت حساب این ماه و ماههای گذشته، تراکنشهای شما، شماره حسابها، اطلاعات مالیاتی، تنظیمات فاکتور و فاکتورهای رسمی را نشان میدهند.
صورتحساب
در پیش فاکتور ماه فعلی قسمتی به نام «جزئیات پیش فاکتور» وجود دارد. در این قسمت سطرهای مختلفی دیده میشوند که هر کدام برای سرویس خاصی از همروش است.
در هر سطر هزینهای که از ابتدای ماه تا به حال برای سرویس مصرف شده را میبینید. در کنار آن هزینهی این سرویس تا پایان ماه پیشبینی شده است؛ یعنی هزینهی فعلی به علاوهی هزینهای که پیشبینی میشود با همین وضعیت تا پایان ماه مصرف کنید. با کلیک روی هر سطر جزئیات بیشتری میبینید؛ مثلا برای «منابع سختافزاری کوبرنتیز» نشان میدهد هر اپ چقدر هزینه داشته است. امکان دانلود صورتحساب و پیشفاکتور به صورت غیر رسمی هم وجود دارد. در هر صورتحساب دکمهای برای این منظور گذاشته شده است.
فرآیند محدودسازی پس از منفی شدن موجودی
اگر موجودی سازمان منفی شود، سیستم به صورت خودکار وارد یک فرآیند محدودسازی میشود:
- ابتدا سیستم پیام هشدار برای شما ارسال میکند تا از منفی شدن موجودی اطلاع پیدا کنید.
- سپس ۳ روز مهلت دارید تا حساب را شارژ کنید. در این مدت سرویسها فعال میمانند.
- اگر بعد از این سه روز موجودی را شارژ نکنید، سیستم به صورت خودکار تمام سرویسها را خاموش میکند.
فعالسازی مجدد سرویسها پس از شارژ حساب به صورت خودکار انجام میشود. این فرآيند ممکن است تا ۱۰ دقیقه زمان ببرد.
گرفتن فاکتور رسمی
برای صدور فاکتور رسمی، ابتدا در صفحهی مالی در تب «تنظیمات فاکتور» اطلاعات لازم را تکمیل کنید.
این اطلاعات توسط همکاران مالی همروش بررسی میشوند و تایید یا رد شدن آنها از طریق ایمیل و نوتیفیکیشن به شما اطلاع داده میشود. از اولین ماه بعد از دریافت پیام تایید، فاکتور رسمی هر ماه به طور خودکار و بدون نیاز به درخواست مجدد، برایتان صادر خواهد شد. دقت داشته باشید که امکان دریافت فاکتور رسمی برای ماههای قبل از تایید، وجود ندارد.
فاکتورهای رسمی در بازه یکم تا دهم هر ماه بر مبنای میزان مصرفی که داشتید صادر میشوند. این فاکتور بر مبنای میزان مصرف ماهانه شماست، نه هر پرداخت. اگر برای هر پرداخت نیاز به فاکتور دارید، میتوانید تاییدیهی تراکنش را از صفحه تراکنشها دانلود کنید.
برای دریافت فاکتور میتوانید آن را به شکل PDF از طریق ایمیل بگيريد. اگر در سازمان حسابدار داشته باشید برای ایشان ارسال میشود و اگر نه، صاحب سازمان و ادمینها آن را دریافت میکنند. همچنین لیست فاکتورهای رسمی صادر شده را با مهر و امضای الکترونیکی در صفحهی مالی و تب «فاکتور رسمی» میتوانید ببینید و دانلود کنید. راه دیگر این است که فاکتور به صورت کاغذی برای شما ارسال شود. اگر تهران باشید ارسال با پیک و در غیر این صورت با پست انجام خواهد شد. هزینهی ارسال با مشتری خواهد بود.
از ابتدای سال ۱۴۰۵، فاکتور رسمی صرفاً برای مصارف ماه پس از تاریخ ثبت درخواست صادر خواهد شد. بهعنوان مثال، در صورتی که درخواست فاکتور رسمی در بازه زمانی ۱ فروردین تا ۳۱ فروردین ثبت شود، فاکتور رسمی از تاریخ ۱ تا ۳۱ اردیبهشت صادر میگردد.
اضافه کردن حسابدار
در کل توصیه میشود یک نفر از تیم مالی شما در همروش عضو شود تا هم بتواند صفحهی مالی را ببیند و هم در صورت لزوم تیم مالی همروش با ایشان تماس بگیرند. میتوانید به این فرد در کنسول دسترسی حسابدار یا Accountant بدهید. برای این کار طبق این مستند یک ایمیل عضویت به سازمان برای حسابدار بفرستید و دسترسی Accountant به ایشان بدهید.
پرداخت
یکی از راههای پردا خت استفاده از درگاه پرداخت است. برای پرداختهایی که از این طریق انجام میشوند میتوانید تاییدیه دریافت کنید. در صفحهی مالی و در تب «تراکنشها» برای هر افزایش اعتبار از نوع «درگاه پرداخت» یک گزینهی دانلود وجود دارد که میتوان تاییدیه را از این طریق دانلود کرد.
روش دیگر پرداخت از طریق شمارهی شبای همروش است. این شماره در تب «شماره حسابها» آمده است. پس از واریز اطلاعات پرداخت را باید به شکل خوداظهاری وارد کنید. برای این کار در تب «شماره حسابها» روی «ارسال گزارش واریز» کلیک کنید و اطلاعات خواسته شده را تکمیل کنید. بعد از بررسی اگر خوداظهاری تایید شود، مبلغ پرداخت شده به اعتبار شما اضافه خواهد شد. تا زمانی که خوداظهاری انجام نشود، مبلغ پرداخت شده به اعتبار سازمان اضافه نمیشود.